Branche · Treuhand und Büro

Aus dem Beleg wird ein Buchungsvorschlag.

Die KI liest Lieferant, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus und schlägt das Konto vor. Gebucht wird erst, wenn Ihre Fachperson zustimmt.

Beispiel für meinen Betrieb besprechen

Heute

So läuft es heute.

Belege kommen als PDF, Foto oder auf Papier. Viele Buchhaltungsprogramme lesen Beträge heute schon selbst aus. Die Kontierung, Sonderfälle und Rückfragen an Mandanten bleiben trotzdem Handarbeit.

Wo KI hier hilft: dort, wo Ihr Programm aufhört. Beim Konto-Vorschlag aus Ihrer bisherigen Buchungsgeschichte, beim Erkennen von Sonderfällen und beim Entwurf von Rückfragen an Mandanten.

Beispiel in Bildern

Schritt für Schritt.

Beispiel mit erfundenen Daten

Rechnung.pdf
Bürobedarf Beispiel

Rechnung 2026-118

Datum14.10.2026

Druckerpapier, Toner

Total inkl. 8.1 % MWSTCHF 248.65

zahlbar innert 30 Tagen

1 von 5

Beleg.

Bürobedarf Beispiel, Rechnung 2026-118 vom 14.10.2026, Druckerpapier und Toner, Total CHF 248.65 inklusive 8.1 % MWST, zahlbar innert 30 Tagen.
KI Ausgelesen

LieferantBürobedarf Beispiel

Datum14.10.2026

NettoCHF 230.02

MWST 8.1 %CHF 18.63

TotalCHF 248.65

Fällig13.11.2026

2 von 5

Ausgelesen.

Lieferant Bürobedarf Beispiel · Datum 14.10.2026 · Netto CHF 230.02 · MWST 8.1 % CHF 18.63 · Total CHF 248.65 · fällig am 13.11.2026
KI Buchungsvorschlag

SollHabenBetrag 6500 Büromaterial2000 Kreditoren230.02 1171 Vorsteuer2000 Kreditoren18.63

Gleicher Lieferant fünfmal auf 6500 gebucht. Betrag im üblichen Rahmen.

3 von 5

Buchungsvorschlag.

Soll 6500 Büromaterial CHF 230.02 und 1171 Vorsteuer CHF 18.63, Haben 2000 Kreditoren. Begründung der KI: Gleicher Lieferant in den letzten sechs Monaten fünfmal auf 6500 gebucht. Betrag im üblichen Rahmen.
Prüfung auf Sonderfälle

Lieferant bekanntja

Betrag im üblichen Rahmenja

MWST-Satz passtja

Kein Sonderfall erkannt

Anderer Beleg: neuer Lieferant, zur genauen Prüfung markiert

4 von 5

Sonderfall.

Kein Sonderfall erkannt. Bei neuen Lieferanten, Fremdwährung oder möglichem Privatanteil markiert die KI den Beleg und entwirft die Rückfrage. Ein solcher Fall steht weiter unten zum Ausprobieren.
Beleg 2026-118, Bürobedarf Beispiel

Vorschlag6500 / 1171

BetragCHF 248.65

Statuswartet auf die Fachperson

ÄndernBuchen

Ohne Freigabe wird nichts gebucht.

5 von 5

Sie entscheiden.

Ihre Fachperson prüft und bucht. Ohne Freigabe wird nichts gebucht.

Kontonummern nach KMU-Kontenrahmen als Beispiel. Im Alltag gilt Ihr Kontenplan.

Aufgabenteilung

Was die KI macht, was Ihr Team macht.

KI	Ihr Team
liest den Beleg aus	prüft die Angaben
schlägt Konto und MWST vor	entscheidet und bucht
markiert neue und ungewöhnliche Fälle	klärt Sonderfälle
entwirft Rückfragen an Mandanten	sendet sie

Die KI bereitet vor. Sie entscheiden.

Jonas Grüter

Zum Ausprobieren

Sonderfälle und Steuersaison.

Den einfachen Beleg liest Ihr Programm oft schon selbst. Hier zwei Fälle, bei denen die KI Ihrer Fachperson Arbeit abnimmt: ein Beleg mit Sonderfall und fehlende Unterlagen in der Steuersaison.

Demo-Assistent

Vorführung mit erfundenen Daten, vorbereitete Antworten. Es wird nichts gesendet.

EingangTreuhand und Büro

Hotelrechnung 5531.pdf

Hotel Muster, Deutschland

Rechnung 5531

Datum: 23.10.2026
Zimmer: Doppelzimmer, 2 Personen
Kunde: Malerei Beispiel

Übernachtung, 2 Nächte
Frühstück, 2 Personen

Total inklusive Mehrwertsteuer Deutschland: EUR 412.00

Was die KI vorbereitet

Klicken Sie auf «Nächster Schritt». Der Assistent zeigt dann, was die KI mit dieser Anfrage macht.

Schritt 1 von 6: AuslesenKI

Lieferant
Hotel Muster, Deutschland
Datum
23.10.2026
Betrag
EUR 412.00
Umgerechnet
CHF 383.16 (Beispielkurs 0.93)
Leistung
2 Nächte, Doppelzimmer, 2 Personen
Schritt 2 von 6: NachschlagenKI

Lieferant neu: noch nie gebucht. Mandant ist Einzelfirma, Reisen bisher auf 6640 Reisespesen.
3
Schritt 3 von 6: Sonderfall erkanntKI
- Neuer Lieferant: Konto nur als Vorschlag, nicht automatisch übernehmen.
- Rechnung in EUR mit deutscher Mehrwertsteuer: keine Schweizer Vorsteuer.
- Doppelzimmer für 2 Personen: möglicher Privatanteil.
Schritt 4 von 6: Vorschlag, zurückgestelltKI

Vorschlag, wartet auf Antwort

Soll Haben Betrag Text

6640 Reisespesen 2000 Kreditoren CHF 383.16 Hotel Muster, 2 Nächte, Anteil offen

Falls die zweite Person privat dabei war: Anteil auf das Privatkonto. Das entscheidet Ihre Fachperson nach der Antwort.
Schritt 5 von 6: Rückfrage an den MandantenKI

Entwurf, nicht gesendet

An
Marco Beispiel, Malerei Beispiel
Betreff
Kurze Frage zu einer Hotelrechnung

Guten Tag Herr Beispiel
In Ihren Belegen liegt eine Hotelrechnung vom 23. Oktober über EUR 412.00 für ein Doppelzimmer mit zwei Personen. War die zweite Person geschäftlich dabei? Wenn nicht, buchen wir ihren Anteil als Privatbezug.
Freundliche Grüsse
Schritt 6 von 6: Sie entscheidenSie

Ihre Fachperson prüft Konto und Rückfrage und sendet sie. Gebucht wird erst nach der Antwort.

Soll	Haben	Betrag	Text
6640 Reisespesen	2000 Kreditoren	CHF 383.16	Hotel Muster, 2 Nächte, Anteil offen

Erfundenes Beispiel mit Beispielkurs und Konten nach KMU-Kontenrahmen. Welcher Kurs gilt und wie ein Privatanteil gebucht wird, bestimmt Ihre Fachperson.

EingangTreuhand und Büro

Ordner der Mandantin Sara Muster, Steuererklärung 2026. Bisher eingegangen:

PDFLohnausweis 2026Arbeitgeber Beispiel AG, 1 Seite
PDFKontoauszug Bank Musterper 31.12.2026, 2 Seiten
PDFFoto einer Quittungunscharf, Datum nicht lesbar

Was die KI vorbereitet

Klicken Sie auf «Nächster Schritt». Der Assistent zeigt dann, was die KI mit dieser Anfrage macht.

1
Schritt 1 von 4: Checkliste aus dem VorjahrKI

In der Steuererklärung 2025 kamen diese Unterlagen vor:
- Lohnausweis
- Kontoauszug per Jahresende
- Bescheinigung Säule 3a
- Belege Weiterbildung
- Krankheitskosten

Schritt 2 von 4: AbgleichenKI

Abgleich, Vorschlag der KI

Unterlage	Vorjahr	Dieses Jahr
Lohnausweis	vorhanden	eingegangen
Kontoauszug per Jahresende	vorhanden	eingegangen
Bescheinigung Säule 3a	vorhanden	fehlt
Belege Weiterbildung	vorhanden	fehlt
Krankheitskosten	vorhanden	unklar: Quittung nicht lesbar

Schritt 3 von 4: RückfrageKI

Entwurf, nicht gesendet

An
Sara Muster
Betreff
Steuererklärung 2026: noch drei Unterlagen

Guten Tag Frau Muster
Danke für Ihre Unterlagen. Für die Steuererklärung 2026 fehlen uns noch:
die Bescheinigung der Säule 3a
Belege zur Weiterbildung, falls Sie wieder eine besucht haben
die Quittung zu den Krankheitskosten als gut lesbares Foto oder PDF
Freundliche Grüsse

Hinweis der KI: Weiterbildung nur im Vorjahr belegt. Bitte prüfen, ob die Frage passt.
Schritt 4 von 4: Sie entscheidenSie

Ihre Fachperson prüft die Liste, passt die Rückfrage an und sendet sie.

Erfundenes Beispiel. Welche Unterlagen auf die Liste gehören, bestimmen Sie.

Eine echte Lösung arbeitet in Ihren Programmen. Was bei Ihnen passt, klären wir im KI-Check. Beispiel für mein Büro besprechen

Schweigepflicht

Ihre Schweigepflicht und Ihre Mandanten.

Mandantendaten sind geheim. Wer für Sie arbeitet, muss daran gebunden sein, auch die KI-Anbieter. So regle ich das:

Geheimhaltung im Vertrag, auch für Unterauftragsbearbeiter. Im Vertrag zur Auftragsbearbeitung verpflichte ich mich zur Geheimhaltung, auch nach dem Ende des Auftrags. KI-Anbieter setze ich nur ein, wenn ihr Vertrag sie ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet und Sie ihnen vorher zugestimmt haben.
Auch das Gesetz bindet mich. Nach Art. 62 DSG macht sich strafbar, wer geheime Personendaten offenbart, die er bei der Arbeit für eine schweigepflichtige Person erfahren hat. Das gilt auch für mich, und auch nach dem Ende der Zusammenarbeit.
Ihre Mandanten informieren. Ich schlage Ihnen einen kurzen Satz für Mandatsvertrag oder Datenschutzerklärung vor, zum Beispiel: «Für einzelne Arbeitsschritte setzen wir KI-Dienste ein. Die Daten werden in der Schweiz verarbeitet und nicht zum Training verwendet.» Ob und wie Sie Ihre Mandanten informieren müssen, klären Sie mit Ihrer Fachperson oder Ihrem Verband.

Muster der Vertraulichkeitserklärung und des Vertrags ansehen

Ich bin kein Jurist. Revisionsmandate und Fragen zum Berufsgeheimnis klären Sie mit Ihrer Fachperson. Ich liefere die technischen Angaben dazu.

Beispielrechnung

Was bringt das einem Büro in Franken?

Zum Beispiel ein Büro mit 9 Mitarbeitenden. Ersetzen Sie die Startwerte durch Ihre Zahlen.

Belege kontieren

Belege pro Monat Minuten pro Stück heute Minuten mit Vorschlag der KI

Rückfragen an Mandanten

Rückfragen pro Monat Minuten pro Stück heute Minuten mit Entwurf der KI

Kosten pro Stunde Ihres Teams in CHF (Lohn und Nebenkosten)

Gespart: rund 4 Stunden pro Woche, rund 190 Stunden im Jahr.

In Franken: rund CHF 11’500 pro Jahr.

Kosten im ersten Jahr: rund CHF 2’400 bis 3’300 für KI-Check, Pilot ab CHF 1’350 und 12 Monate Betrieb mit KI-Nutzung. Braucht es danach eine grössere Einführung, kommen CHF 1’800 bis 5’400 dazu.

Ohne Einführung und mit den oberen laufenden Kosten gerechnet, wären KI-Check und Pilot nach rund 3 Monaten eingespielt.

Annahme zum Start: 500 Belege pro Monat, Kontieren heute 2 Minuten, mit Vorschlag 1 Minute. 60 Rückfragen pro Monat, heute je 10 Minuten, mit Entwurf je 4 Minuten. CHF 60 pro Stunde. Grobe Rechnung: 12 Monate im Jahr, die Testwochen im Pilot zählen schon voll. Ob die Minuten bei Ihnen stimmen, messen wir im Pilot.

KI-Check ohne Mandantendaten

Im KI-Check sehe ich keine Mandantendaten. Wir besprechen Abläufe und arbeiten mit Musterbelegen oder Belegen Ihres eigenen Büros. Auf Wunsch unterschreibe ich vor dem ersten Gespräch eine Vertraulichkeitserklärung. Mandantendaten kommen erst im Pilot dazu, nach dem unterschriebenen Vertrag zur Auftragsbearbeitung. Verarbeitet werden sie standardmässig in der Schweiz, etwas anderes nur mit Ihrer schriftlichen Zustimmung, pro Fall.

Datenschutz

Zur KI geht nur der Text, der für die Aufgabe nötig ist. Ich setze nur Geschäftsangebote ein, deren Bedingungen das Training mit Ihren Daten ausschliessen. Kundendaten verarbeite ich standardmässig in der Schweiz, etwas anderes nur mit Ihrer schriftlichen Zustimmung, pro Fall. Welcher Anbieter welche Daten erhält, wissen Sie vor dem Start schriftlich.

Mehr zu Datenschutz und Sicherheit

Programme

Typische Programme.

Ehrlich eingestuft, nach dem, was die Hersteller öffentlich dokumentieren. Wo ich ein Programm noch nicht geprüft habe, steht es so da.

bexioSchnittstelle dokumentiert: Offizielle Schnittstelle von bexio.
AbacusSchnittstelle über Ihren Partner: Abacus bietet eine REST-Schnittstelle. Ihr Abacus-Partner richtet den Zugang ein, sein Aufwand ist nicht in meinem Preis.
Banana BuchhaltungAustausch per Datei: Weg über Import: Die KI erstellt eine Datei, die Ihre Fachperson in Banana einliest.
Topal und SorbaNoch nicht geprüft: Noch nicht geprüft. Ob Schnittstelle oder Import, kläre ich im KI-Check.
SteuersoftwareNoch nicht geprüft: Noch nicht geprüft. Die KI bereitet Unterlagen und Rückfragen vor, die Steuererklärung füllt Ihre Fachperson aus.
ExcelSchnittstelle dokumentiert: Als Datei oder in Microsoft 365.
Mail-Postfach, OneDrive, SharePoint, Google DriveSchnittstelle dokumentiert: Über die offiziellen Schnittstellen von Microsoft und Google.

Öffentliche Angaben der Hersteller, geprüft am 1. November 2026. Quellen: bexio API (öffnet eine externe Seite), Abacus REST-API (öffnet eine externe Seite), Microsoft Graph (öffnet eine externe Seite).

Ihr Programm fehlt?

Schicken Sie mir den Namen und wenn möglich die Version. Ich prüfe kostenlos, was der Hersteller zu Schnittstellen und Import veröffentlicht, und schreibe Ihnen innert eines Arbeitstags, was ich gefunden habe. Wo nötig, frage ich beim Hersteller nach.

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Einstieg und Preis