Branche · Verwaltung

Aus der Mieteranfrage wird ein Antwortentwurf.

Anfragen per Mail, Formular oder WhatsApp landen geordnet in einer Liste. Die KI sucht die Antwort in Ihren Unterlagen und schlägt einen Text vor. Ihr Team gibt ihn frei.

Beispiel für meinen Betrieb besprechen

Heute

So läuft es heute.

Viele Anfragen von Mieterinnen und Mietern wiederholen sich: Parkplatz, Waschküche, Schlüssel, Nebenkosten. Die Antwort steht irgendwo in der Hausordnung oder einer Liste. Sie zu suchen kostet Zeit, und dringende Meldungen gehen zwischen Routinefragen unter.

Beispiel in Bildern

Schritt für Schritt.

Beispiel mit erfundenen Daten

Posteingang

Marco BeispielEinstellhalle und WaschkücheGibt es noch einen freien Platz …

Sara MusterSchlüssel bestellen

Nico BeispielFrage zu den Nebenkosten

1 von 5

Anfrage.

«Guten Tag. Ich wohne seit Oktober am Musterweg 4. Gibt es noch einen freien Platz in der Einstellhalle, und was kostet er? Und darf ich am Sonntag waschen? Freundliche Grüsse, Marco Beispiel»
KI Zugeordnet

MieterMarco Beispiel

ObjektMusterweg 4, Wohnung 1.2

ParkplatzWaschküche

Dringlichkeittief

2 von 5

Zugeordnet.

Mieter Marco Beispiel, Musterweg 4, Wohnung 1.2 · zwei Anliegen: Parkplatz, Waschküche · Dringlichkeit tief
Parkplatzliste
Platz 14: frei ab 1.12.
CHF 120 pro Monat

Hausordnung
Abschnitt 5
Sonn- und Feiertage: Waschküche geschlossen

3 von 5

Nachgeschlagen.

Parkplatzliste: Platz 14 frei ab 1. Dezember, CHF 120 pro Monat. Hausordnung, Abschnitt 5: Waschküche an Sonn- und Feiertagen geschlossen.
Antwortentwurf an Marco Beispiel
In der Einstellhalle ist Platz 14 ab 1. Dezember frei, die Miete beträgt CHF 120 pro Monat. ¹

Die Waschküche ist an Sonn- und Feiertagen geschlossen. ²

1 Parkplatzliste2 Hausordnung, Abschnitt 5

4 von 5

Antwortentwurf.

«Guten Tag Herr Beispiel. Danke für Ihre Anfrage. In der Einstellhalle ist Platz 14 ab 1. Dezember frei, die Miete beträgt CHF 120 pro Monat. Möchten Sie ihn mieten, senden wir Ihnen den Vertrag. Die Waschküche ist laut Hausordnung an Sonn- und Feiertagen geschlossen. Freundliche Grüsse, Ihre Verwaltung»
Anfragen, heute

Wasserschaden, Musterweg 8hoch

Marco Beispiel, ParkplatzEntwurf bereit

ÄndernFreigeben

Ihr Team prüft und sendet.

5 von 5

Sie entscheiden.

Ihre Sachbearbeiterin prüft und sendet. Dringende Meldungen wie Wasserschäden stehen in der Liste zuoberst.

Aufgabenteilung

Was die KI macht, was Ihr Team macht.

KI	Ihr Team
ordnet Anfrage, Objekt und Wohnung zu	prüft die Zuordnung
sucht die Antwort in Ihren Unterlagen	entscheidet und gibt frei
stuft die Dringlichkeit ein	handelt bei Notfällen
zeigt die Quelle zu jeder Angabe	hält die Unterlagen aktuell

Die KI bereitet vor. Sie entscheiden.

Jonas Grüter

Ausserhalb der Bürozeit

Notfälle warten nicht auf den Morgen.

Eine Meldung um 19.42 Uhr «Wasser tropft von der Decke» darf nicht bis am Morgen in der Liste liegen. So richte ich das ein:

Feste Wörter gehen immer vor. Meldungen mit Wörtern wie Wasser, Feuer, Rauch, Gas, Strom oder Lift gelten immer als dringend, auch wenn die KI sie tiefer einstuft.
Dringendes sofort an den Pikett. Hohe Dringlichkeit geht ausserhalb der Bürozeit sofort per SMS oder Teams an die Person, die Pikett hat. Die KI wartet nicht auf eine Freigabe, um Alarm zu geben, sie antwortet aber nicht selbst.
Lieber einmal zu oft. Im Zweifel stuft die Lösung höher ein. Im Pilot prüfen wir mit Ihren alten Meldungen, ob nichts durchrutscht.

Die KI ersetzt keine Notfallnummer.

Ihre Mieterinnen und Mieter brauchen weiterhin Ihre Pikett-Nummer. Die Liste hilft, dass keine Meldung untergeht, die trotzdem schriftlich kommt.

Für grössere Verwaltungen

Zugriffe nach Team: Jedes Team sieht nur seine Liegenschaften. Jede Freigabe wird mit Name und Zeit festgehalten. Die KI arbeitet nur mit den Unterlagen, die Sie dafür freigeben.

Datenschutz

Zur KI geht nur der Text, der für die Aufgabe nötig ist. Ich setze nur Geschäftsangebote ein, deren Bedingungen das Training mit Ihren Daten ausschliessen. Kundendaten verarbeite ich standardmässig in der Schweiz, etwas anderes nur mit Ihrer schriftlichen Zustimmung, pro Fall. Welcher Anbieter welche Daten erhält, wissen Sie vor dem Start schriftlich.

Mehr zu Datenschutz und Sicherheit

Programme

Typische Programme.

Ob Ihre Liegenschaftssoftware angebunden werden kann, ist oft die wichtigste Frage. Unten steht, was die Hersteller öffentlich dokumentieren. Selbst angebunden habe ich noch keines dieser Programme. Für Ihren Fall kläre ich das im KI-Check, bevor Sie etwas bestellen.

Outlook und Microsoft 365Schnittstelle dokumentiert: Postfach, Kalender und Dateien über Microsoft Graph, die offizielle Schnittstelle von Microsoft.
GARAIO REMSchnittstelle dokumentiert: Öffentlich beschriebene Schnittstelle (GraphQL). Die Zugangsdaten vergibt der Hersteller.
Abacus ImmobilienSchnittstelle über Ihren Partner: Abacus bietet eine REST-Schnittstelle, den Zugang richtet Ihr Abacus-Partner ein. Ob sie alle Immobilien-Daten abdeckt, die wir brauchen, kläre ich mit ihm.
ImmoTop2 und Rimo R5Austausch per Datei: Keine öffentliche Schnittstellen-Dokumentation gefunden. Belegt ist ein täglicher Austausch per CSV-Datei mit einer Mieter-App: Objekte, Wohnungen, Mietverhältnisse. Ein solcher Export reicht oft, damit die KI Meldungen der richtigen Wohnung zuordnet.
WhatsApp Business PlatformSchnittstelle dokumentiert: Über die Plattform von Meta. Die normale WhatsApp-Business-App hat keine offene Schnittstelle.
Kontaktformular, PDF und ExcelSchnittstelle dokumentiert: Meldungen aus dem Formular landen im Postfach oder direkt in der Liste. Hausordnung, Parkplatzliste und Reglemente liest die KI als Quelle für Antworten.

Öffentliche Angaben der Hersteller, geprüft am 1. November 2026. Quellen: Microsoft Graph (öffnet eine externe Seite), GARAIO REM GraphQL API (öffnet eine externe Seite), Abacus REST-API (öffnet eine externe Seite), Datenaustausch ImmoTop2 und Rimo R5 mit einer Mieter-App (öffnet eine externe Seite), Meta: WhatsApp Business Platform (öffnet eine externe Seite).

Ihr Programm fehlt?

Schicken Sie mir den Namen und wenn möglich die Version. Ich prüfe kostenlos, was der Hersteller zu Schnittstellen und Import veröffentlicht, und schreibe Ihnen innert eines Arbeitstags, was ich gefunden habe. Wo nötig, frage ich beim Hersteller nach.

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Einstieg und Preis