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KI-Werkzeug · Dokumente

Angaben aus PDFs und Belegen, ohne Abtippen.

Die KI liest Lieferscheine, Rechnungen und Formulare und überträgt die Angaben in Ihre Tabelle oder Ihr Programm. Unklare Stellen markiert sie, Ihr Team prüft.

Dieses Beispiel besprechenBeispiel ausprobieren

Beispiel mit erfundenen Daten

Das kennen Sie

So läuft es heute.

Lieferscheine, Rechnungen, Anmeldungen, Rapporte: Vieles kommt als PDF oder Foto und wird von Hand abgetippt. Das dauert und führt zu Tippfehlern.

Heute

  1. Ein PDF kommt per Mail.
  2. Jemand öffnet es und sucht die Angaben.
  3. Die Angaben werden abgetippt.
  4. Fehler fallen erst später auf.

Mit KI

  1. Das PDF landet in einem Ordner oder Postfach.
  2. KIDie KI liest Datum, Absender, Positionen und Beträge.
  3. KIDie Angaben stehen in Ihrer Tabelle, unklare Stellen sind markiert.
  4. SieIhr Team prüft die Markierungen und übernimmt.

Was gleich bleibt: Sie entscheiden.

Beispiel zum Ausprobieren

Schritt für Schritt, mit erfundenen Daten.

Klicken Sie sich durch. Der Assistent zeigt, was die KI vorbereitet und wo Sie entscheiden.

Demo-Assistent

Vorführung mit erfundenen Daten, vorbereitete Antworten. Es wird nichts gesendet.

EingangSchreinerei

Drei Lieferscheine als PDF im Ordner «Eingang Lieferscheine».

  • PDFLieferschein Holzhandel Muster26.10.2026, 1 Seite
  • PDFLieferschein Beschläge Beispiel27.10.2026, 1 Seite
  • PDFLieferschein Holzhandel Muster28.10.2026, Scan, schlecht lesbar

Was die KI vorbereitet

Klicken Sie auf «Nächster Schritt». Der Assistent zeigt dann, was die KI mit dieser Anfrage macht.

  1. Schritt 1 von 4: LesenKI

    Datum, Lieferant, Artikel, Menge und Projekt aus drei Lieferscheinen gelesen.

  2. Schritt 2 von 4: ÜbertragenKI

    Neue Zeilen, noch nicht übernommen

    DatumLieferantArtikelMengeProjekt
    26.10.2026Holzhandel MusterDreischichtplatte Fichte 27 mm12 Stk.Umbau Musterweg 4
    27.10.2026Beschläge BeispielTopfscharnier 110°40 Stk.Küche Familie Beispiel
    28.10.2026Holzhandel MusterKantenband Eiche 23 mm2 Rollenunklar, bitte prüfen

  3. Schritt 3 von 4: MarkierenKI

    Hinweis der KI: Zeile 3: Projektnummer nicht lesbar, darum markiert.

  4. Schritt 4 von 4: Sie entscheidenSie

    Ihr Team prüft die Markierung, ergänzt das Projekt und übernimmt die Zeilen.

Eine echte Lösung arbeitet in Ihren Programmen. Was bei Ihnen passt, klären wir im KI-Check. Dieses Beispiel besprechen

Weitere Beispiele im Demo-Assistenten

Zweites Beispiel

Fragen an Ihre eigenen Dokumente.

Die KI sucht die Antwort in Ihren Reglementen und Vorlagen und nennt immer die Quelle. So lässt sich jede Antwort nachprüfen.

Beispiel mit erfundenen Daten

FrageBis wann müssen Spesen eingereicht werden?

KI Antwort

Laut Spesenreglement, Abschnitt 3, bis zum 5. des Folgemonats.

Quelle: Spesenreglement.pdf, Seite 2

Programme

Passende Programme.

PDF, Word und Excel, OneDrive, SharePoint und Google Drive. bexio und Abacus, sofern die Schnittstelle eingerichtet ist.

  • PDF
  • Word
  • Excel
  • OneDrive
  • SharePoint
  • Google Drive
  • bexio
  • Abacus

Grenzen

Schlecht lesbare Fotos und Handschrift erkennt die KI nicht immer richtig. Darum markiert sie unklare Stellen, und Ihr Team prüft vor dem Übernehmen. Stichproben bleiben sinnvoll.

Datenschutz

Zur KI geht nur der Text, der für die Aufgabe nötig ist. Ich setze nur Geschäftsangebote ein, deren Bedingungen das Training mit Ihren Daten ausschliessen. Kundendaten verarbeite ich standardmässig in der Schweiz, etwas anderes nur mit Ihrer schriftlichen Zustimmung, pro Fall. Welcher Anbieter welche Daten erhält, wissen Sie vor dem Start schriftlich.

Mehr zu Datenschutz und Sicherheit

Aufwand und Preis

Klein anfangen, Nutzen messen.

Typischer Start: eine Art von Dokument, zum Beispiel Lieferscheine.

  1. KI-Check

    CHF 360 fix

    Ich schaue Ihre Abläufe an. Sie erhalten einen Bericht mit Empfehlung.

  2. Pilot

    ab CHF 1’350

    Ein Ablauf im Alltag, rund vier Wochen. Wir messen, ob er hilft.

  3. Betrieb

    ab CHF 49 pro Monat

    plus KI-Nutzung, typisch CHF 10 bis 80 pro Monat

    Wartung, Anpassungen und eine Ansprechperson. Monatlich kündbar.

Nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob es weitergeht. Reicht der Nutzen nicht, hören wir auf.

Richtwerte, verbindlich ist die Offerte. Es kommt keine Mehrwertsteuer dazu.

Alle Preise im DetailWas bei einem Ausfall passiert

Weitere Werkzeuge

Was die KI sonst noch vorbereitet.

  • E-Mail

    Antwortentwürfe liegen bereit, wenn Sie das Postfach öffnen.

  • Kalender

    Terminwünsche erhalten Vorschläge aus Ihren freien Zeiten.

  • Kunden

    Anfragen aus Telefon, Mail und WhatsApp in einer Liste.

  • Website

    Eine neue Website, die auf jedem Handy klar ist.

Zurück zur KI-ÜbersichtPassendes Beispiel aus einer Branche

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Ein paar Sätze genügen. Ich antworte innert eines Arbeitstags, meistens am Abend.

Dieses Beispiel besprechenKI-Check anfragen

Lieber per Mail? jonas.grueter.web@gmail.com